Archivo digital

Se trata de un sistema de gestión de documento electrónicos, con sus respectivos metadatos, los cuales son gestionados a través de unos servicios web. Dos grandes ejemplos son el archivo digital del Gobierno Vasco y el archivo digital UPM, en el cual nos vamos a centrar.

Así, dentro de este último, se registra documentación científica y académica generada por la propia institución, la misma que le permite una accesibilidad por Internet dentro del marco de la Iniciativa por el Acceso Abierto de Budapest y la Declaración de Berlín (creada en 2003, siendo uno de los hitos de acceso abierto). Además, esta información la podemos recuperar a través de los buscadores como Google, Yahoo, Google Academics... y desde recolectores OAI (Open Archive Initiative) como E-ciecnia, REBIUN, Driver...

En este archivo concreto, si se quiere publicar una tesis doctoral, trabajos de fin de grado, libros, ponencias, trabajos de fin de máster, entre otros muchos, se puede realizar a través de un autoarchivo.

En general, los archivos digitales presentan ciertas ventajas con respecto a los archivos físicos en papel, como son:

1.  La creación de una base de datos estructurada y homogénea.
2. Un ahorro de espacio al substituirse las estanterías.
3. Un ahorro del tiempo al realizarse las búsquedas de forma instantánea.
4. La reducción del riesgo frente a accidentes o catástrofes como puede ser un incendio.
5. Cualquier número de usuarios pude acceder simultáneamente a cualquier registro.
6. La mejoría de la sostenibilidad medioambiental, debido a la reducción del papel y de otros materiales como el tóner de las impresoras.