La digitalización de documentos

¿QUÉ ES DIGITALIZAR?

 El proceso de digitalizar consiste en transformar planos, imágenes, música o, en nuestro caso, documentos de un formato físico a un formato digital, cuyo objetivo principal es mejorar el acceso a estos materiales.

  El comienzo de este proceso se desarrolló a partir de la necesidad por almacenar y transmitir la información a los distintos soportes. Además, fue evolucionando con el paso del tiempo a través del uso de diferentes instrumentos.

DIGITALIZAR DOCUMENTOS.

  El proceso de digitalizar los documentos son aquellos pasos en que los registros físicos pasan a un formato digital. Por lo tanto, a día de hoy resulta un  proceso fundamental, como por ejemplo, para las empresas ya que, para que estás funcionen eficazmente, su información ha de estar fácilmente disponible.

  Gracias a el, se aceleró la búsqueda de la información puesto que, muchas veces, su búsqueda en papel supone una pérdida de tiempo.

PROCESO.

• Capturar con escáner del documento físico.
• Registrar ordenadamente la información extraída del documento.
• Almacenar el documento y la información asociada para una búsqueda posterior.
• Publicar en la web.

  Sin embargo, si se hace de forma manual, existen diversos softwares que lo permiten, con programas o  bien gratuitos o bien de pago, para la digitalización de documentos más profesional o, también sería otra opción, la contratación de un gestor documental, es decir; un espacio centralizado que permite almacenar de forma digital los documentos de una empresa. Dentro de ellos se hace una  diferencia entre los gestores específicos y los gestores más generales.
  Por otro lado, las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas, a la hora de escanear los libros impresos hacen uso de tecnologías de reconocimiento de carácter óptico (OCR), es decir; un proceso dirigido a la digitalización.

  Además del proceso de digitalización podemos realizar otro más general:

   

  

• Seleccionar el documento.    
• Realizar el propio proceso de digitalización
• Escoger en que base de datos se quiere meter el documento.   
• Por último estaría la propia publicación en la web para que así, cualquier usuario pueda acceder a este.

INCONVENIENTES Y VENTAJAS.

INCONVENIENTES	VENTAJAS
Se necesita una gran inversión para conservar las tecnologías de recuperación y digitalización.	Rápido acceso para los usuarios
El almacenamiento no proporciona una permanencia, sino que es necesario realizar continuas revisiones.	Las imágenes tanto se pueden volver a hacer como mejorar tecnológicamente
Relacionado con el primero, los costes de producción y almacenamiento son altos.	Se pueden adquirir copias sin grandes pérdidas de calidad.
Los sistemas de recuperación se pueden volver obsoletos.	Gracias a la recuperación automatizada se puede realizar una búsqueda fácil.
El tiempo y los costes de una imagen también aumenta a medida que aumenta su calidad.	Las imágenes pueden ser reproducidas muchas veces sin perder la calidad y no se deterioran con el uso.